Политика в отношении обработки персональных данных
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председатель Дирекции
СООО «Минский международный образовательный центр имени Йоханнеса Рау»
от 15.11.2021г. № б/н
(с изменениями, внесенными 20.06.2023г.)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Политика совместного общества с ограниченной ответственностью «Минский международный образовательный центр имени Йоханнеса Рау» (Далее по тексту – Общество, Оператор), расположенное по адресу: Республика Беларусь, г. Минск, пр-т газеты Правда 11, в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований Конституции Республики Беларусь; Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон о персональных данных), Закона от 10.11.2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Беларусь в области персональных данных, в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Общество.
1.3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения Политики.
1.4. Политика действует в отношении всех персональных данных, обрабатываемых в Обществе, которые могут быть получены от субъектов персональных данных (далее Субъекты):
участников Общества и аффилированных лиц Общества;
с которыми Обществом заключены (будут заключены, планируются к заключению) сделки;
предоставивших Обществу персональные данные в процессе посещения Субъектом интернет-сайта (сайтов): http://ibb-minsk.by; https://ibb.by; http://gwminsk.com (далее Сайт) для написания отзывов;
предоставивших Обществу персональные данные путем подачи заявки на бронирование посредством почтовой, факсимильной и электронной связи;
предоставивших Обществу персональные данные иным путем.
Политика не применяется к обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности (в отношении работников и бывших работников), а также пользователей интернет-сайта(ов) (в части cookies-файлов).
1.5. Во исполнение требований п. 4 ст. 17 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте(сайтах) Оператора, а также размещена в холле гостинцы IBB на стойке регистрации с пометкой QR кода.
2. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ:
персональные данные - любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;
субъект персональных данных - физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных;
оператор персональных данных (оператор) – Совместное общество с ограниченной ответственностью «Минский международный образовательный центр имени Йоханнеса Рау»;
обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе: сбор; систематизацию; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передачу (распространение, предоставление, доступ); обезличивание; блокирование; удаление; уничтожение;
автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц;
блокирование персональных данных - прекращение доступа к персональным данным без их удаления;
удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
сервисы – любые сервисы, продукты, программы мероприятия, услуги Организации;
сайт(ы) - http://ibb-minsk.by; https://ibb.by; http://gwminsk.com.
3. КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
3.2. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих субъектов персональных данных:
кандидаты на занятие вакантных должностей;
студенты, иные лица, прибывшие в Организацию на практику, стажировку;
участники и аффилированные лица Организации;
контрагенты и клиенты - физические лица, в том числе потенциальные (по договорам);
представители (физические лица) потенциальных контрагентов и клиентов Организации, являющихся юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями;
посетители Интернет-ресурсов (сайтов), сервисов Организации;
лица, предоставившие персональные данные Организации иным путем.
4. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ОРГАНИЗАЦИЕЙ И ТИПЫ ДАННЫХ, СОБИРАЕМЫХ ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДЛЯ КАЖДОЙ ИЗ ЦЕЛЕЙ:
4.1.Таблица
|
Цель обработки персональных данных |
Виды обрабатываемых персональных данных организацией |
Правовое основание |
Срок хранения персональных данных |
|
КАНДИДАТЫ НА ЗАНЯТИЕ ВАКАНТНЫХ ДОЛЖНОСТЕЙ |
|||
|
Рассмотрение заявки о трудоустройстве, резюме (анкеты) кандидата и оценка профессиональных и деловых качеств кандидата |
-фамилия, имя, отчество; -дата рождения; -сведения об образовании; -сведения об опыте работы; -контактные данные; -гражданство; -рекомендательные письма; -иные сведения, включенные кандидатом в резюме (анкету) |
Согласие (ст. 5 Закона) или обработка персональных данных при обработке персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа (абз. 15 ст. 6 Закона) – если были предоставлены (направлены) резюме (анкета) с подписью кандидата |
При принятии на работу – 1 месяц с даты оформления трудовых отношений; документы лиц, не принятых на работу – 1 год (п. 680 Перечня) |
|
Организация и проведение собеседования с кандидатом |
-фамилия, имя, отчество; -контактные данные; -общедоступные персональные данные (к примеру, размещенные в социальных сетях; -данные, предоставляемые кандидатом, в том числе в сопутствующей переписке |
Правовым основанием обработки общедоступных персональных данных выступает обработка в отношении распространенных ранее персональных данных до момента заявления субъектом персональных данных требований о прекращении обработки распространенных персональных данных, а также об их удалении при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами (абз. 19 ст. 6 Закона). Правовым основанием для обработки иных данных для цели организации и проведения собеседования с кандидатом выступает согласие (ст. 5 Закона)
|
При принятии на работу – 1 месяц с даты оформления трудовых отношений; документы лиц, не принятых на работу – 1 год (п. 680 Перечня) |
|
ПОЛЬЗОВАТЕЛИ САЙТА(ов) |
|||
|
Публикация отзывов и (или) вопросов на Сайте, рассмотрение и дача ответа на них |
-имя; -адрес электронной почты |
Согласие (ст. 5 Закона) |
5 лет с даты публикации отзыва и (или) вопроса на Сайте |
|
Бронирование на сайте номеров |
-фамилия, имя; -номер телефона; -адрес электронной почты |
Публичная оферта, ст.396 Гражданский кодекс Республики Беларусь, абз. 14,19 ст. 6 Закона
|
5 лет после получения данных о бронировании |
|
ПОСЕТИТЕЛИ |
|||
|
Регистрация субъекта при заселении в гостиницу |
-фамилия, имя, отчество; -паспортные данные; -адрес регистрации; -номер телефона |
Публичная оферта, ст.396 Гражданский кодекс Республики Беларусь, абз. 14,19 ст. 6 Закона ст. 43-1 Закона Республики Беларусь от 4 января 2010 г. «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь»; п.1.1. Постановление Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 01.07.2010 N 214 (ред. от 31.03.2020) "О порядке информирования органов внутренних дел об иностранных гражданах и лицах без гражданства» |
Автоматизированная информационная система «Гостиницы» - постоянно |
|
Информирование об акциях и иных мероприятиях проводимые организацией |
-номер телефона -фамилия, имя, отчество |
Согласие (ст. 5 Закона) |
5 лет с даты последнего участия в мероприятии, посредством SMS-сообщений. |
|
Организация и проведение мероприятий (семинары, тренинги) |
-номер телефона -фамилия, имя, отчество -адрес электронной почты
|
Согласие (ст. 5 Закона) |
5 лет с даты последнего участия в мероприятии |
|
Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения охраны физических лиц (в т.ч. работников), и имущества Общества от противоправных посягательств |
-изображение человека |
Обработка персональных данных в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона), (абз. 4 п. 20 Положения о применении систем безопасности и систем видеонаблюдения, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 11 декабря 2012 г. N 1135
|
30 дней |
|
Применение системы видеонаблюдения в целях обеспечения общественного порядка |
-изображение человека |
Обработка персональных данных в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона), Указ Президента Республики Беларусь от 28.11.2013 N 527 "О вопросах создания и применения системы видеонаблюдения в интересах обеспечения общественного порядка", постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2013 1164 «О критериях отнесения объектов к числу подлежащих обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности». |
30 дней |
|
ЗАЯВИТЕЛИ |
|||
|
Рассмотрение замечаний и предложений, вносимых в книгу замечаний и предложений, подготовка и направление ответа на замечание и (или) предложение заявителя |
-фамилия, имя, отчество; -адрес места жительства (места пребывания); -номер телефона; -сведения, включенные в обращение заявителем |
Обработка персональных данных в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона), ст. 9, ст. 28 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» |
5 лет с даты последнего обращения; 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений (п. 89, 91 Перечня) |
|
Рассмотрение письменного (иного, нежели замечание или предложение, вносимое в книгу замечаний и предложений) или электронного обращения заявителя-физического лица |
-фамилия, имя, отчество (полностью либо инициалы); -адрес места жительства (места пребывания); -личная подпись – при подаче заявителем письменного обращения; -иные сведения, включенные в обращение заявителем; -адрес электронной почты – при подаче заявителем электронного обращения; -сведения, содержащиеся в документах, подтверждающих полномочия представителя, – при подаче заявления представителем заявителя |
Обработка персональных данных в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона), ст. 9, ст. 28 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» |
В случае неоднократного обращения – 5 лет ЭПК с даты последнего обращения. |
|
КОНТРАГЕНТЫ |
|||
|
Заключение, изменение и расторжение гражданско-правовых договоров, а также оформление документов во исполнение заключенных договоров |
-фамилия, имя, отчество контрагента-физического лица, представителя и (или) работника контрагента-юридического лица или индивидуального предпринимателя; -реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность лица, подписывающего договор (для контрагентов-физических лиц и индивидуальных предпринимателей); -адрес регистрации; -контактные данные; -банковские реквизиты; -подтверждающие полномочия лица на подписание договора и иных документов от имени контрагента; -иные данные, предоставляемые контрагентом для заключения договора и в рамках его исполнения |
Обработка персональных данных при получении персональных данных оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором (абз. 15 ст. 6 Закона) – в отношении договоров, заключенных с контрагентом-физическим лицом и индивидуальным предпринимателем, или обработка персональных данных в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац 20 ст. 6 Закона), ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК – в отношении договоров, заключенных с контрагентом-юридическим лицом |
Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним – 3 года после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта (п. 70 Перечня) |
|
Ведение коммуникации в рамках подписываемых/подписанных между Оператором и контрагентом договоров |
-фамилия, имя, отчество; -контактные данные; -должность; -иные сведения, указанные контрагентом в сопутствующей переписке
|
Обработка персональных данных при ведении коммуникации с контрагентом-физическим лицом и индивидуальным предпринимателем, или обработка персональных данных в случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абз. 20 ст. 6 Закона), ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК – при ведении коммуникации с представителями контрагента- юридического лица. |
Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора (п. 70, 71 Перечня) |
|
Осуществление претензионно-исковой работы, в том числе исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Республики Беларусь |
- фамилия, имя, отчество - адрес места жительства (пребывания, регистрации) - банковские реквизиты, -паспортные данные, -данные подтверждающие полномочия лица по доверенности и другие данные указанные в самом документе |
Правовое основание обработки абзацы 3,20 статьи 6 Закона, Закон Республики Беларусь от 24 октября 2016 г. N 439-З «Об исполнительном производстве»
|
3 года, п.73-78 Перечня |
|
Организация охраняемой стоянки |
-паспортные данные; -регистрационный номер автомобиля; -номер телефона |
Обработка персональных данных осуществляется на основании договора с субъектом персональных данных (абзац 14 статьи 6 Закона) |
3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора.
|
5. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Основанием для обработки данных является согласие субъекта данных, за исключением случаев, когда обработка данных осуществляется без получения такого согласия в соответствии с законодательством Республики Беларусь или договором, заключенным между Оператором и субъектом данных.
5.2. Согласие на обработку данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение воли субъекта данных, посредством которого он разрешает обработку своих данных.
Давая согласие на обработку персональных данных Оператору, субъект персональных данных соглашается на совершение Оператором следующих действий с данными: сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, предоставление, удаление, как с использованием средств автоматизации, так и без них.
Отказ субъекта данных дать согласие на обработку своих данных дает Оператору право отказать такому субъекту в предоставлении услуги (если в силу законодательства такие данные необходимо предъявлять).
5.3. Способы обработки данных:
- неавтоматизированная обработка данных;
- автоматизированная обработка данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без такой передачи;
- смешанная обработка данных.
5.4. Хранение данных осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки данных, кроме случаев, когда определенный срок хранения данных установлен законодательством Республики Беларусь, договором, заключенным с субъектом данных, в целях совершения действий, установленных этим договором.
5.5. Обработка данных субъектов данных прекращается с момента:
- достижения целей обработки данных;
- истечения срока обработки данных;
- отзыва субъектом данных согласия на обработку его (ее) данных;
- выявления о неправомерной обработки данных.
5.6. При обработке данных Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры по обеспечению защиты данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления данных, а также от иных неправомерных действий в отношении данных.
6. ДОСТУП ТРЕТЬИХ ЛИЦ К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ И ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА
6.1. Оператор может прибегает к услугам поставщиков сторонних сервисов, которые в том числе помогают ему обрабатывать персональные данные, на основании договора с ними.
6.2. С целью осуществления информационной и маркетинговой рассылки Оператор также может поручать обработку персональных данных:
Индивидуальный предприниматель Дубровская Е.В., юридический адрес: 220014, г. Минск, пер. Паровозный, 14/2
«SMS ассистент» — SMS рассылки.
6.3. Трансграничную передачу данных Оператор не осуществляет.
Оператор может периодически привлекать сторонние организации для проведения статистических и маркетинговых исследований. Если Оператор будет привлекать к проведению таких мероприятиях какие-либо третьи организации, он обязательно об этом уведомит.
Перечень действий с персональными данными, осуществляемых указанным уполномоченным лицом следующий: сбор, систематизация, хранение, обезличивание, блокирование, удаление.
Оператор также вправе передавать персональные данные Субъекта соответствующим третьим лицам, когда он обязан сделать это в силу закона.
7. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1. Таблица
|
ПРАВО |
СОДЕРЖАНИЕ |
ДЕЙСТВИЕ ОПЕРАТОРА |
|
Право на получение информации, касающейся обработки персональных данных (1) |
Субъект имеет право на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащих: -наименование и местонахождение Оператора; -подтверждение факта обработки персональных данных Оператора; -свои персональные данные и источник их получения; -правовые основания и цели обработки своих персональных данных; -срок, на который дано согласие на обработку персональных данных; -наименование и место нахождения уполномоченного лица, которому Оператора передает персональные данные субъекта для обработки |
Оператор в течение 5 рабочих дней после получения от субъекта заявления предоставит запрашиваемую ему информацию либо уведомит его о причинах отказа в ее предоставлении |
|
Право на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам (2) |
Субъект персональных данных вправе получать от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных уполномоченным лицам один раз в календарный год бесплатно |
Оператор в срок до 15 календарных дней с момента получения запроса предоставит информацию о том, какие персональные данные субъекта и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомит его о причинах отказа в ее предоставлении |
|
Право на внесение изменений в свои персональные данные (3) |
Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора внести изменения в свои персональные данные в случае, если они являются неполными, устаревшими или неточными |
Оператор в срок до 15 календарных дней с момента получения запроса внесет изменения в персональные данные субъекта, если они являются неполными, устаревшими или неточными |
|
Право требовать прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления (4) |
Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных |
Оператор в срок до 15 календарных дней с момента получения запроса прекратит обработку персональных данных субъекта за исключением случаев, когда Оператор вправе продолжить обработку персональных данных при наличии оснований, установленных законодательством Республики Беларусь |
|
Право отозвать предоставленное ранее согласие на обработку персональных данных (5) |
Если согласие субъекта является законным основанием для обработки его персональных данных, он может в любое время отозвать его. Это не повлияет на законность осуществляемой обработки персональных данных на основании его согласия до момента отзыва согласия |
Оператор в срок до 15 календарных дней с момента получения запроса прекратит обработку персональных данных субъекта, осуществит их удаление и уведомит субъекта об этом, за исключением случаев, когда Оператор вправе продолжить обработку персональных данных при наличии оснований, установленных законодательством Республики Беларусь |
|
Право на обжалование действий (бездействия) и решений оператора, связанных с обработкой персональных данных (6) |
Если Субъект считает, что обработка Оператором персональных данных нарушает применимое законодательство в сфере защиты персональных данных, он может подать жалобу в уполномоченный орган в порядке установленном законодательством об обращении граждан и юридических лиц |
|
7.2. Для реализации субъектом персональных данных своих прав, указанных под номером 1-4, необходимо подать заявление Оператору письменно по почте (220083, Республика Беларусь, г. Минск, пр-т газеты «Правды», 11), либо в виде электронного документа, либо в иной форме, посредством которой было получено согласие.
Для реализации права на отзыв согласия (номер 5) необходимо направить Оператору соответствующее заявление на почтовый адрес (220083, Республика Беларусь, г. Минск, пр-т газеты «Правды», 11), либо направить соответствующее заявление в электронном виде подписанное электронной цифровой подписью на электронный адрес: hmyl@ibb.by.
7.3. Заявление должно содержать: фамилию, имя, отчество (если такое имеется) субъекта персональных данных; адрес места жительства (места пребывания) субъекта персональных данных; номер мобильного телефона и/или электронную почту; суть требований; личную подпись или электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.
7.4. Право на обжалование действий (бездействия) и решений Оператора (номер 6), связанных с обработкой персональных данных, осуществляется порядке, установленном законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и юридических лиц.
7.5. За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных у Оператора, направив обращение на электронный адрес: hmyl@ibb.by.
7.6. В случае отказа субъекта персональных данных от дачи согласия на обработку персональных данных, отзыва субъекта персональных данных предоставленного им согласия на обработку персональных данных и (или) заявления требования о прекращении их обработки, Оператор не сможет обрабатывать персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством.
Прекращение обработки Оператором персональных данных субъекта персональных данных, которые в силу законодательства Республики Беларусь необходимы, может сделать невозможным дальнейшее предоставление такому субъекту определенных услуг.
8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.
В случае, если какое-либо положение Политики признается противоречащим законодательству, остальные положения, соответствующие законодательству, остаются в силе и являются действительными, а любое недействительное положение будет считаться удаленным/измененным в той мере, в какой это необходимо для обеспечения его соответствия законодательству.
Оператор имеет право по своему усмотрению в одностороннем порядке изменить и (или) дополнить условия настоящей Политики без предварительного уведомления субъектов персональных данных посредством размещения на Сайте (сайтах) новой редакции Политики.